. Od kiedy apteki muszą wysyłać raporty do ZSMOPL?

Pierwszy raport (Bilans otwarcia)  do ZSMOPL musi być wysłany NAJPÓŹNIEJ 1 kwietnia 2019r.

Zalecamy jednak rozpoczęcie wysyłania raportów jak najszybciej, nie czekając na 1 kwietnia, aby mieć bufor w przypadku pojawienia się jakiś błędów/problemów.

Jeśli apteka wyśle pierwszy raport do ZSMOPL, to od tej pory musi wysyłać raporty codziennie! Nawet jeśli nie ma jeszcze 1 kwietnia.
 

2. Jakie towary podlegają raportowaniu do ZSMOPL?

Raportowaniu podlegają wszystkie produkty lecznicze, w tym OTC, dopuszczone do obrotu na terenie RP oraz te pochodzące z importu docelowego i interwencyjnego. Raportowaniu podlegają także refundowane wyroby medyczne i środki spożywcze specjalnego przeznaczenia.

W KS-AOW na karcie towaru, w zakładce „Inne” znajduje się znacznik czy raportować do ZSMOPL. Znacznik ten będzie przenosił się z BLOZa.

3. Co w przypadku gdy mamy błędnie oznaczone karty do raportowania ZSMOPL (nie dotyczy aptek pracujących na centralnych kartach towarowych)

Gdy ocenimy, że mamy zbyt mało oznaczonych towarów do raportowania ZSMOPL lub zbyt dużo np. znacznik ten jest oznaczony również na kartach towarów wydawanych na sprzedaż odręczną należy:

 Moduł administrator Opcje Modułów wchodzimy w opcję: APW44-Komunikacja -Ustawienia Globalne i ustawiamy pkt 6 na „Ignoruj jednorazowo”

  Aktualizacja BLOZA, Moduł Komunikacja wybieramy Pełny Bloz

 Po zaktualizowaniu bloza wchodzimy na drugi Poziom wybieramy Interfejsy do MZ

  W module interfejsy do MZ Wybieramy zakładkę ZSMOPL następnie: Wyczyść kartotekę leków ze wskaźnika podlega raportowaniu do ZSMOPL

   Następnie aby prawidłowo zaznaczyć wskaźniki wybieramy ZSMOPL następnie Zaznaczenie towarów do raportowania na podstawie bazy BLOZ

4. Co warto sprawdzić przed pierwszym raportem do ZSMOPL?

(Nie dotyczy aptek, które pracują na centralnych kartotekach towarowych)

Towary:

• Warto sprawdzić ilość towarów oznaczonych do raportowania. Można to zrobić w module „Poziom 2”, „Interfejsy MZ”, „ZSMOPL”, „Lista towarów zaznaczonych do raporotwania ZSMOPL” zdarzały się przypadki że apteka miała oznaczonych tylko kilkadziesiąt oznaczonych towarów wówczas należy wykonać ustawianie znaczników zgodnie z punktem 3.
• Sprawdzić czy wszystkie towary ze znacznikiem raportowania do ZSMOPL mają kod EAN. Można to zrobić w module „Poziom 2”, „Interfejsy MZ”, „ZSMOPL”, „Lista towarów monitorowanych bez kodów EAN”. Jeśli coś się pojawi na tej liście, należy odpowiednio poprawić kartoteki towarowe wpisując właściwy kod EAN.
• Dostawcy (nie dotyczy aptek pracujących na centralnych kartach dostawców):
• Sprawdzenie czy wszyscy krajowi dostawcy mają uzupełniony REGON na karcie dostawcy. Wszyscy krajowi dostawcy, zaopatrujący aptekę w towary podlegające raportowaniu do ZSMOPL, muszą mieć uzupełniony REGON
• Sprawdzenie czy jest oznaczony właściwy rodzaj podmiotu dla ZSMOPL na karcie dostawcy. Polskie hurtownie farmaceutyczne powinny mieć ustawiony rodzaj „HU”

Pacjenci/Odbiorcy:

·         Na karcie pacjentów należy oznaczyć właściwy rodzaj podmiotu dla ZSMOPL. Dla pacjentów będzie to „OF – Osoba indywidualna” ( wartość domyślna) , dla odbiorców należy ustawić odpowiedni podmiot gospodarczy z dostępnej listy oraz Regon.

Wizytówka:

·         Musi być uzupełniony REGON i id CSIOZ w wizytówce apteki

Uprawnienia

·         Pracownicy uprawnieni do wysyłania raportów do ZSMOPL muszą posiadać odpowiednie uprawnienia.

·         Aby dodać uprawnienia, należy wejść do modułu „Admin”, „Uprawnienia”, klikamy na pracownika, wciskamy F4 Popraw. Ustawiamy się na 68-0000 APW68-ZSMOPL i klikamy [Spacja] Zmień ( Powinien pojawić się „Ptaszek” w kolumnie indywidualne). Zapisujemy zmiany [F2] Zapisz 

5. Kiedy należy wysyłać raporty do ZSMOPL?

Raporty należy wysyłać raz na dobę, niezwłocznie po zakończeniu pracy apteki. W przypadku aptek całodobowych, raport należy wysłać niezwłocznie po zakończeniu doby. Należy o tym pamiętać, ponieważ niedopuszczalne jest aby generować i wysyłać raport za dzień obecny w trakcie prowadzenia operacji magazynowych (sprzedaży, przyjmowania zakupów itp.)  Po wysłaniu raportu do ZSMOPL zalecamy wykonanie archiwum programu aptecznego.

6. Czy muszę wysyłać raport za dni, w których apteka była nieczynna ( np. niedziele i święta)?

Nie, raport należy przekazać jedynie za dni, w których był obrót magazynowy

7. Jak wysłać raport do ZSMOPL?

Raport wysyłamy w module „Poziom 2”, „Interfejsy MZ”, „Raporty obroty i stany”. Klikamy [F2] Generuj, po wygenerowaniu klikamy [F9] Wyślij do serwisu.

8. Czy KS-AOW weryfikuje poprawność raportów do ZSMOPL?

Na chwilę obecną KS-AOW weryfikuje tylko czy raport został prawidłowo wysłany do ZSMOPL. Nie jest kontrolowana poprawność raportu. Poprawność raportu można sprawdzić na stronie ZSMOPLa https://zsmopl.ezdrowie.gov.pl/

Mamy informację, że Kamsoft udostępni dodatkową funkcję automatycznej weryfikacji raportów zwrotnych z ZSMOPLa. Wszystko wskazuje na to, że będzie to funkcjonalność dodatkowo płatna. Poinformujemy Państwa mailowo oraz na naszym panelu serwisowym, jeśli się ona pojawi.

9. Czy jest możliwość ustawienia automatu do generowania i wysyłania raportów do ZSMOPL?

Na chwilę obecną nie ma takiej funkcjonalności. Mamy jednak informacje, że Kamsoft pracuje nad automatyzacją procesu generowania i wysyłania raportów do ZSMOPL. Należy się jednak spodziewać, że będzie to funkcjonalność dodatkowo płatna.

10. Jak zweryfikować poprawność przesłanego raportu w ZSMOPL i odnaleźć pozycję do poprawy

Poprawność raportu można sprawdzić na stronie ZSMOPLa  https://zsmopl.ezdrowie.gov.pl/

Logujemy się przez P2SA
Wybieramy kontekst apteki, zgodny z naszym ID CSiOZ

Wybieramy „Komunikaty”

Ukazuje nam się lista z wysłanymi komunikatami, przez kliknięcie „Transakcje”- przechodzimy do konkretnego raportu widzimy, iż były błędy w tym raporcie: 

 Po wejściu w transakcje widzimy czerwone pozycje z błędami i pomarańczowe z ostrzeżeniami. Zwracamy uwagę na numer pozycji w naszym przykładzie „1” 

 Przechodzimy do programu aptecznego w module  Interfejsów MZ podglądamy przesłany raport  F3 „Pokaż plik”

Przechodzimy do pliku z raportem i odszukujemy odpowiednią pozycję u nas w przykładzie nr „1”:

  Teraz już wiemy który towar należy poprawić, odszukujemy go po kodzie EAN.

11. Jak wysłać poprawkę do ZSMOPL

Wchodzimy w Interfejsy do MZ, wchodzimy w generowanie raportów, ustawimy się na raporcie który zawierał błąd i który chcemy przesłać na nowo klikamy Generuj i w oknie zmieniamy cel złożenia : korekta raportu ZSMOPL na podstawie zaznaczonego:

12. Przykładowe błędy które pojawiały się w aptekach

Prawdopodobnie przekazaliśmy część opakowania np. 0,00001 należy wyzerować końcówki:

Należy uzupełnić nr serii:

13. Błędy które mogą pojawić się w AOW podczas generowania raportu ZSMOPL:

Brak wczytanych certyfikatów:

Na karcie tego towaru w zakładce inne należy uzupełnić nr potwierdzenia na import docelowy w przypadku poniższego leku będzie to nr DOP/00442/18

Dla towaru brakuje kodu EAN   trzeba uzupełnić

Dla dostawcy brakuje nr Regon  trzeba uzupełnić

Dla dostawcy brakuje IDCSIOZ  trzeba uzupełnić

Dla odbiorcy brakuje numeru Regon  trzeba uzupełnić

W przypadku błędu:

Ostatnia operacja zakończyła się niepowodzeniem, skontaktuj się z serwisem, szczegóły EOleException: system nie może odnaleźć określonej ścieżki.

Należy wykasować ścieżkę jaka jest zapisana w poniższym miejscu:

Jeżeli błędy zostaną poprawione należy na nowo wygenerować raport.

14. Podczas przyjmowania dokumentów zakupu pojawia się komunikat o identyfikatorze hurtowni

Oznacza to, że na karcie dostawcy nie jest uzupełniony idcsioz możemy to uzupełnić z poziomu dokumentu zakupu wchodzimy w F3 nagłówek następnie rejestr hurtowni i odszukujemy odpowiednią hurtownię, jeżeli mamy na karcie dostawcy uzupełniony id ignorujemy ten komunikat.

15. Co w takim przypadku gdy apteka nie ma internetu i nie może wysłać raportu

W takim wypadku apteka generuje raport natomiast wysyłkę do ZSMOPL robimy gdy będziemy mieli internet.

16. Czy od 1.04.2019  jest obowiązek raportowania informacji o braku dostępności produktów leczniczych

Zgodnie z art. 95a ustawy Prawo farmaceutyczne WIF będzie informowany za pomocą ZSMOPLa o niedostępności produktów leczniczych. Zatem apteka ma obowiązek wysyłania tych informacji do ZSMOPL. W programie aptecznym jest to dostępne z poziomu modułu Interfejsy do MZ – ZSMOPL – Generowanie komunikatów braków otworzy nam się okno w którym jest możliwość dodania zgłoszenia i wysłania braków:

17. Zmiana przy wprowadzaniu pozycji na import docelowy

Dla leków recepturowych należy uzupełnić numer potwierdzenia dla importu docelowego  podczas wprowadzania towaru na stan. Wykonuje się to w dokumencie zakupu – Zmiany – Numer potwierdzenia na import docelowy: